Att sitta på möte

19.2.2016
Kommuntorget Ulf Lindholm

Du sitter 9,5 timmar per vecka på möten. Ditt genomsnittliga antal möten per vecka är sju. 25 procent av mötena kunde skötas utan möten och du upplever att 42 procent av mötena är ineffektiva. Drygt 70 procent av alla möten du deltar i är interna. Förutom själva mötestiden så får du sätta till 6 timmar för förberedelser och eftervård.

Så per vecka har du satsat 15,5 arbetstimmar på olika möten.

Är det välinvesterad arbetstid eller ej. Det är frågan?

Ovanstående uppgifter är tagna från den Nationella Mötesbarometern 2015 som riktat sig till företag. Målsättningen med undersökningen är att få en helhetsbild av mötespraxisen samt ta sig en titt på produktiviteten och effektiviteten samt kostnaderna för vårt deltagande i olika möten.

Jag tror att vi inte på den kommunala sektorn är sämre på att hålla och delta i olika möten. Snarare tvärtom! Vi har ju övat länge och väl med fullmäktige-, styrelse- och nämndmöten osv. och de flesta som deltar i dessa har nog blivit begåvade med goda sittmuskler efter många år av idog träning.

Dessa möten kräver nog en egen mässa! Det finns alltid möjlighet att utveckla mötespraxisen och viktigt är att komma ihåg att de flesta som är engagerade i kommunalpolitiken har vanliga jobb att sköta, vilket gör att de satsar sin fritid på att utveckla kommunen. Därför skulle man gärna unna dem så få och effektiva möten som möjligt.

Ser man däremot på den operativa sidan i kommunerna så vågar jag påstå att vi kör med minst lika mycket möten per vecka som de företag som är med i Mötesbarometern 2015.

Det som är fascinerande med möten är att de är självuppfyllande. Har du reserverat en timme för ett möte så går den ena timmen åt.

Det är också något värdeladdat med möten. Ju flera möten du har inprickat i din kalender desto flitigare anses du vara. Eller är det så?

När vårt liv idag mest kretsar kring inbesparingar och nedskärningar och effektiviseringar så är mötespraxisen något man sätta under lupp.

Låt oss ta som exempel att 10 personer kallas till ett möte som räcker två timmar och som hålls 30 gånger per år. Den totala förbrukade arbetstiden för detta möte per år är 600 arbetstimmar vilket runt taget är fyra månaders arbetsinsats för en person.

Förkortar du mötestiden från två till en timme så talar vi om 300 arbetstimmars inbesparing.

Det kan vara bra att hålla i minnet att möten kostar och ju flera som deltar och ju längre mötestiden är desto dyrare blir det.

Så varför inte satsa på en genomgång av mötespraxisen på din arbetsplats! Det kan bli både billigare, roligare och mera effektivt.

Ladda ned rapporten om Nationella Mötesbarometern 2015 (på finska)

HÅLL KOLL PÅ KOMMUNSEKTORN.
Beställ Kommuntorgets nyhetsbrev här