Drömmarnas Borgå är digitalt

29.5.2019
Bloggar Charlotta Grönqvist

Borgå vill vara i den digitala förändringens framkant år 2030. För att uppnå detta beslöt stadsstyrelsen i juni ifjol att anställa en utvecklingsdirektör (Chief Digital Officer) som ansvarar för inrättande av den nya utvecklingsenheten för digitala tjänster.

Som ny utvecklingsdirektör har jag tillbringat mina snart tre första månader med att bättre förstå vad Borgå stads anställda och centrala samarbetspartner förstår med digitalisering och hur de ser på utvecklingsdirektörens uppgifter. Till min glädje har jag upptäckt att de flesta inom staden ser på stadens strategiska mål på samma sätt som jag – viktigare än digitalisering i sig, är att Borgå stad är i förändringens framkant och att organisationen kan och har resurser att ta till sig nya, oftast digitala, sätt att jobba.

Jag påstår att Borgå stad måste lösa samma utmaningar inom digital förändring som de flesta andra organisationer, såväl inom den privata som offentliga sektorn.

Den första utmaningen är att det saknas en övergripande digitaliseringsplan för hela staden. Det finns många enheter och sektorer, alla med sina egna specifika visioner och planer, men helhetsvisionen har ingen ansvarat för tidigare och därför saknas den. Samtidigt saknas metoder att mäta nyttan av olika digitaliseringsprojekt och därigenom förmågan att prioritera mellan projekten.

Viktigare än digitalisering i sig, är att Borgå är i förändringens framkant och att organisationen har resurser att ta till sig nya, oftast digitala, sätt att jobba

En annan utmaning är att samtidigt som organisationen utvecklar nya sätt att arbeta finns de gamla processerna kvar, som också måste upprätthållas. Digitalisering av interna processer i staden kräver därför mer resurser under övergångsperioden, även om målet är ökad effektivitet.

Ett exempel i Borgå är automatiseringen av rapporteringen av drucken mjölk som staden gör till det europeiska skolmjölksprogrammet. I skolmjölksprogrammet erbjuder Europeiska unionen subventioner till skolor så att de kan erbjuda mjölkprodukter till sina elever. Borgå stad testar robotik (RPA, Robotic Process Automation) vilket innebär att vi lär en programvara att repetera och efterlikna det mänskliga arbetsflödet. Programvaran samlar in all information, fyller i, och skickar vidare ansökningsblanketten. I utvecklingsstadiet måste den ansvariga tjänstemannen definiera hur vår mjölkunderstödsrobot ska fungera och kontrollera att ansökningarna blir rätt gjorda.

En tredje utmaning är att införa en försökskultur samtidigt som vi följer lagen om offentlig upphandling. Det är endast genom försök vi lär oss vad vi inte visste. En lyckad upphandling når vi å andra sidan endast om vi i detalj kan definiera alla egenskaper den nya applikationen ska ha. Eftersom gränsen för offentlig upphandling utan anbudsförfarande är rätt låg, innebär det att en stor del av anskaffningarna i digitaliseringsprojekten sker via anbudsförfarande.

Nästa steg är att höra kommuninvånare och företag och tillsammans jobba fram ett digitalt program som hjälper oss skapa ett ”Drömmarnas Borgå” för invånare, företag, turister, beslutsfattare och anställda.