Gemensamma pengar hotar gå upp i rök – alltför liten konkurrens i upphandlingarna
Grafik: KRUT Collective
Kommunerna i Finland har sedan början av 2000-talet ökat sina köp av tjänster och varor via offentlig upphandling i en massiv skala.
Det totala värdet för de offentliga upphandlingarna var i början av årtusendet omkring 10 miljarder euro. År 2020 var värdet på kommunernas och samkommunernas köp av varor och tjänster hela 29 miljarder euro, enligt Statistikcentralen.
Men, hur väl tjänar konkurrensen sitt uttalade syfte: att kommuner får en vara eller tjänst av god kvalitet till rätt plats och till bäst pris?
Konkurrens- och konsumentverket granskar att upphandlingslagstiftningen följs. Verket analyserar också trender inom de offentliga upphandlingarna. I en färsk sammanställning slår myndigheten fast att i över 50 procent av de offentliga upphandlingarna år 2021 gavs tre eller färre svar av leverantörer. (Gäller upphandlingar gjorda av både kommuner och andra offentliga aktörer.)
I 22 procent av de offentliga upphandlingarna svarade endast en eller ingen leverantör alls på anbudsförfrågningarna.
Forskaren Jan Jääskeläinen på Konkurrensverket har i ett blogginlägg på kkv.fi kommit fram till att bästa förhållande mellan pris och kvalitet uppnås om minst 5 leverantörer deltar i en upphandling. I nuläget finns alltså en risk att kommunerna köper varor och tjänster till ett för högt pris.
Enligt Konkurrensverket är det i många fall små kommuner som har större svårigheter att få tillräckligt stor mängd företag att tävla om anbuden i upphandlingar.
– Det finns vissa kommuner där inte en enda anställd på heltid arbetar med upphandling utan sköter detta vid sidan av andra uppgifter. Om en upphandlingsenhet har fler anställda finns det bättre förutsättningar att göra ett gott jobb, säger Elisa Haatainen, forskningschef på Konkurrens- och konsumentverket.
Elisa Haatainen påminner om att det inte entydigt kan slås fast att större kommuner alltid klarar upphandlingar bättre, men mindre kommuner har ofta sämre förutsättningar att lyckas med upphandlingar.
– Om vi tar huvudstadsregionen som exempel, så uppstår det konkurrens egentligen i fråga om vilken tjänst eller vara som helst.”
Gå samman och spara pengar!
Som bekant kan felaktigheter och problem uppstå också i huvudstadsregionen, se bara på HUS-koncernen som för några år sedan fick betala böter för olagliga inköp av bland annat sanitetsprodukter.
Många kommuner låter utomstående konsulter sköta upphandlingen. Ofta går kommuner också samman med andra kommuner i utvalda upphandlingar.
Till exempel på Ingå kommun sköts en del av varu- och tjänsteupphandlingarna via ett företag som samägs av staten och Kommunförbundet.
Nyligen skulle Ingå välja en ny telefonoperatör.
– Det skulle ha varit ett enormt stort arbete att göra inom vår förvaltning. Om en utomstående aktör som Hansel sköter det så kommer svaren på upphandlingen färdigt till oss, berättar förvaltningsdirektör Eija Taskinen.
Eija Taskinen säger ändå att det finns ett skäl framom andra att göra en upphandling tillsammans med andra.
– Då många kommuner är med så blir priset bättre för en enskild kommun, säger Taskinen.
Ingå sköter ändå merparten av de utlokaliserade tjänsterna via egna offertförfrågningar.
– Byggtjänster, maskin- och transporttjänster, fastighetsskötsel, städning av parker, skötsel av gator, vinterunderhåll är exempel på sådana tjänster som är utlokaliserade och där vi som kommun upphandlar i egen regi, säger tekniske direktören Piia Nordström.
Den största delen av Ingå kommuns upphandlingar är i nuläget byggnadsentreprenader av olika slag.
– Största delen av våra upphandlingar är mindre projekt värda under 500 000 euro.
I de fallen är det oftast den lokala eller regionala marknaden som är intresserad och då också den marknaden som vi tittar på, säger Nordström.
När det gäller tjänster och varor som en kommun upphandlar på egen hand är A och O att känna till marknaden väl.
I det som kallas en marknadsdialog lär sig kommunen känna nya företag. I ett längre perspektiv kan samtalen föra med sig att kommuner blir bättre på att göra upphandlingar.
– Det är till stor nytta för oss att ta reda på hur den lokala marknaden ser ut. Det är också viktigt att planera sina projekt väl, vara tydlig och inte ha orimliga villkor. Om man får sin sak att låta för invecklad, då får man inga anbud, säger Nordström.
Gör så här
Alla offentliga upphandlingar behöver inte konkurrensutsättas, till exempel så kallade småupphandlingar som underskrider lagens tröskelvärde och lagliga direktupphandlingar.
Ta reda på vilka tröskelvärden och vilka tidsbegränsningar som gäller för offentliga upphandlingar.
Kartlägg den marknad du ska köpa från.
Samarbeta med andra kommuner eller köp tjänsterna via utomstående aktörer som Hansel.
Om du inte är säker, fråga. Alla upphandlingsenheter kan avgiftsfritt be om råd och hjälp i upphandlingar via Rådgivningsenheten för offentlig upphandling på sajten upphandling.fi
