Kommunkompassen gav Vallentuna ett lyft — vill din kommun vara med?

Vallentuna i Sverige förbättrade sin service betydligt tack vare Kommunkompassen. Kommunförbundets svenska team söker pilotkommuner som vill testa kompassen i Finland.

– Jag är stolt över att vi har modet att ta oss an det här.

Annika Hellberg är ekonomichef i Vallentuna, en välmående kommun drygt 30 kilometer norr om Stockholm och med kring 34 000 invånare.

Det som Vallentuna har modet att ta sig an är Kommunkompassen, det utvärderingsverktyg som SKL, Sveriges kommuner och landsting, erbjuder kommunerna vartannat år.

Vallentuna har varit med två gånger, 2017 och i år. För två år sedan var kommunen bland de sex bästa i det valfria tävlingsmoment som följer på Kommunkompassen.

Årets vinnare utses på Kvalitetsmässan i Göteborg i november och Vallentuna är igen bland finalisterna, så det finns en chans att kommunen ror hem segern den här gången.

Ändå är det inte tävlingen som har fått Vallentuna att delta i Kommunkompassen. Kommunen är som sagt välmående, har en bra sysselsättning, ett frodande näringsliv och en befolkning som är vid god hälsa. Men det betyder inte att det inte finns rum för förbättring, säger Hellberg.

– Första gången vi deltog ville vi se hur vi ligger till i jämförelse med andra kommuner. Sedan deltog vi en gång till för att om vi förbättrat oss.

Mångsidig utvärdering

Kommunkompassen är indelad i tre steg: ett förberedande, ett utvärderande som sedan följs av en rapport. Den kommun som deltar ska först svara på 50 frågor som rör 8 olika områden (se faktarutan längst ner), och lämna in en skriftlig beskrivning, med belägg, av det man tycker att man lyckas bra med.

Det här följs sedan av en granskning av kommunens styrdokument, strategier och handlingsplaner, liksom av webbsidor och kommunens närvaro på sociala medier. Kommunkompassen avslutas med att två personer, en från KSL och en kontrakterad, besöker kommunen i tre dagar, intervjuar politiker, kommunens ledning, verksamhetschefer och fackliga representanter.

Det här resulterar sedan i en rapport som beskriver hur kommunen ligger till i det åtta områdena, var det finns styrkor och förbättringsmöjligheter. Rapporten ges både skriftligt och muntligt.

Rapporten är också ett underlag för tävlingen ”Sveriges kvalitetskommun”, som kommunen själv avgör om den vill delta i. Väljer man att delta ska ytterligare fyra områden beskrivas i tävlingsansökan: hur kommunen förbättrar demokratin, dess verksamheter, arbetsmiljö och samhällsbyggande roll.

Utgående från detta poängsätts och jämförs kommunerna och en kvalitetskommun koras.

Kontaktcenter gav bättre service

Hellberg poängterar att Kommunkompassen är ett av flera verktyg som kommunen har i sin verktygsback för att förbättra kommunen. Det finns andra enkäter, analyser och strategier som visar hur kommunen sköter till exempel interna samarbeten, sina finanser och utvecklingsarbeten, till exempel med digitaliseringsprojekt.

Om du skulle välja ett område från Kommunkompassen som varit betydelsefullt för Vallentuna, vilket skulle det vara?

– Brukarfokus, tillgänglighet och bemötande. Vi hade fram till 2017 en låg andel som fått svar på frågor per e-post inom en dag, och bara hälften hade fått svar per telefon. När vi såg att det inte skedde någon förbättring satte vi igång ett projekt. Vi tittade på de kommuner som varit bäst på service och bemötande, och kom snabbt fram till att de hade kontaktcenter. På kort tid kunde vi utreda, planera och införa och sedan september i fjol har vi en ny organisation på plats.

Vallentunas kontaktcenter gav resultat. De som fick svar per e-post inom en dag ökade från 83 till 98 procent, telefonsvaren från 56 till 83 procent och gott bemötande från 73 till 91 procent.

Kompassen gav helhetstänk

Hellberg säger att utvecklingsarbetet innebär mycket jobb för kommunens anställda, men samtidigt jobbar man med att vara en bra arbetsgivare. Dialogen mellan ledning och anställda är viktig, och förverkligas bland annat genom att ledningsgruppen jobbar tillsammans med de olika enheterna inom ramen för olika workshops.

Pilotkommun för Kommunkompassen i Finland?

Svenska teamet vid Kommunförbundet arbetar för att ta i bruk Kommunkompassen också i Finland. Tanken är att starta projektet på svenska med 5-10 pilotkommuner i Svenskfinland. Är din kommun intresserad av att vara med som pilotkommun? Anmäl i så fall intresse till svenska teamets utvecklingschef Linda Grönqvist: 050 597 2925, linda.gronqvist(at)kommunforbundet.fi.

Också innan deltagandet i Kommunkompassen hade Vallentuna utvecklingsarbeten i gång. Kommunkompassen har gjort att det arbetet är mindre splittrat, säger Hellberg.

– Vi hade inte det sammanhållna tänket. Nu har vi tagit fram en kvalitetsstrategi där vi har allt samlat. Vi kan jämföra oss med andra kommuner och utmana oss själva och se om vi kan göra det bättre. Vi har inte tagit bort det goda men infört ett helhetstänk. Vi har också fått ett politiskt fokus på det.

På tal om det: utvecklingsarbetet kräver säkert resurser i sig, och leder till att resurser omfördelas. Hur ser politikerna i Vallentuna på det?

– Vårt mål är också att höja kvaliteten och att sänka kostnaderna. Vi kan effektivera och använda pengarna smartare och få mera ut av dem. Om vi kan hitta nya lösningar, skära ner utan att sänka kvaliteten för kunderna, så kan vi styra pengar från administration till annat.

Vilket är ditt budskap till de finländska kommunerna om hurudan attityd man måste ha för att ta sig an ett sådant här utvecklingsarbete?

– Man måste ha en öppen för att vilja utvecklas. Man ska titta på dem som är bäst inom respektive områden – ingen är bäst på allt – och lära sig av varandra och samverka, ifrågasätta det man gör i dag och utmana sig själv att hitta bättre sätt. Vallentunas vision lyder: Med mod att gå före skapar vi ett Vallentuna där människor och idéer växer. Det är en utmaning att ge sig in i det här, men det är också roligt.