Kan du flytta på dig?

Sitter du bekvämt då du läser detta? Kunde du ta och flytta din stol fem meter till höger eller ifall väggen kommer emot sätta dig på andra sidan rummet? Ifall du är på en buss eller ett tåg räcker det att du byter bänkrad.

Sitter du kvar fortfarande? Kanske för att du tyckte att det är för mycket besvär att flytta på dig just nu eller för att du inte anser att det är min sak att blanda mig i var du befinner dig. Åtminstone inte om jag låter bli att förklara varför.

Att ändra på nuläget, förändring, går in på vårt bekvämlighetsområde, oberoende av om slutresultatet i det långa loppet känns bättre, lika eller sämre än förr. Att kommunicera kommande eller pågående förändringar är därför en krävande process. Vardagen på kommunfältet kännetecknas av förändring, av förväntningar och krav på nya lösningar 
i arbetssätt, verksamheter och strukturer.

Kommunikationen i en förändringssituation ska eftersträva ett samförstånd om att behovet av förändring är verkligt och att målen är relevanta. Det går inte att engagera sig i en förändring om man inte förstår de bakomliggande orsakerna. Därför är det viktigt att kommunernas personal och förtroendevalda hålls à jour om nya planer och beslut i en förändringssituation. Kommuninvånarna, olika intressentgrupper och medierna behöver information om hur förändringarna påverkar kommunens verksamhet och tjänster.

Kommunförbundet har i år gett ut en handbok i förändringskommunikation som utarbetats tillsammans med kommunikationsproffs representerande olika städer och delar av landet. Såväl frågor kring kommunsammanslagningar som ekonomiskt svåra tider behandlas i handboken.
En synpunkt som lyfts fram är att ansvaret för kommunikation i förändringssituationer alltid berör flera olika aktörer: kommunikatörerna är de som till yrket har som uppdrag att ge stöd och hjälpa kommunicera, men såväl kommunens ledning, cheferna, personalen och de förtroendevalda har alla sina egna roller och ett ansvar för förändringskommunikationen i kommunen.

Förändringskommunikation kräver långsiktigt engagemang, upprepning av budskapet om vart man är på väg och varför. Berätta också då ingenting händer, berätta om alternativen samt om vad förändringen inte påverkar och när mer information om följande beslut finns att få. Glöm inte heller att komma överens om vem som har ansvar att kommunicera vad. Trovärdigheten i kommunikationen påverkas i hög grad av hur konsekvent budskapet är.
Bli inte avskräckt av att förändring tar tid och att behovet att kommunicera orsakerna till förändringen är stort särskilt i början. För det är inte ens alltid lätt att be någon flytta på sin stol, även om det kunde ge ett nytt perspektiv på hur det känns att ändra på något bekant.

PI KROGELL-MAGNI
är kommunikationschef på Kommunförbundet

Kolumn i Fikt 8/2013