Tvåspråkig balansgång kräver kommunala riktlinjer

Tvåspråkig kommunikation förutsätter planering, framförhållning och klara riktlinjer. Det anser Susanna Luukinen, som koordinerar Kommunförbundets kommunikation på finska och svenska.

– Det är viktigt att reservera tid för översättningar och beakta tvåspråkigheten i ett tidigt skede av projektplaneringen, säger Susanna Luukinen.

Frågan dryftades på en session på Kommunmarknaden förra veckan. Kommunförbundet gick i våras ut med en enkät till tvåspråkiga kommuner för att utreda hur de organiserat sin översättningsverksamhet. 19 av 33 tvåspråkiga kommuner svarade på enkäten.

– Enkätsvaren visar att det finns stora skillnader i de tvåspråkiga kommunernas sätt att hantera översättningar. Vi bestämde oss därför för att utarbeta rekommendationer och en checklista som kan hjälpa kommunerna att styra upp översättningsverksamheten i praktiken, säger Johanna Lindholm, sakkunnig på Kommunförbundet.

Riktlinjer och spelregler

Enligt henne är det viktigt att kommunerna gör upp riktlinjer som slår fast vad som ska översättas. Därtill behövs processbeskrivningar om till exempel planeringen, beställningen, granskningen och publiceringen av översättningarna.

– Kommunen kan själv avgöra i vilken utsträckning som anställda översättare ska sköta översättningsarbetet eller om kommunen ska köpa översättningar av externa aktörer, säger Lindholm.

Kommunförbundets egna riktlinjer slår fast vad som alltid översätts och när det är så kallat ”moget övervägande” som avgör vad som blir översatt.

– Exempel på texter som alltid översätts och i regel går ut samtidigt på finska och svenska är cirkulären med Kommunförbundets anvisningar och rekommendationer till kommunerna, pressmeddelanden och enkäter, säger Barbro Käld, teamledare för översättarteamet på Kommunförbundet.

Enligt Johanna Lindholm och Barbro Käld behövs konkreta riktlinjer eftersom språklagen inte preciserar i detalj vilka dokument som ska översättas i tvåspråkiga kommuner.

– Vi rekommenderar att kommunerna också tar ställning till kvalitetsgranskningen av översättningarna och vad man ska beakta om man använder artificiell intelligens i arbetet, säger Käld.

Ny handbok på gång

Kommunförbundet är just nu i färd med att utarbeta en handbok som klargör vilka texter kommunen måste översätta och vad kommunen ska beakta när den avgör behovet av översättning.

– Vi siktar på att gå ut med handboken före årsskiftet, säger Lindholm.

I Borgå sitter tvåspråkigheten i kommunens dna.

– Vi översätter nästan all extern kommunikation till bägge språken. Enda undantagen utgörs av texter som berör specifika finska eller svenska skolfrågor, säger Hanna Mendelin, kommunikationschef på Borgå stad.

Eftersom 63 procent av kommunens befolkning är finskspråkig skrivs nästan alltid originalversionen av kommunens texter på finska. Därefter översätts texten till svenska.

– Det här kan ibland leda till att de svenska texterna inte är så idiomatiska och autentiska alla gånger, säger Mendelin självkritiskt.

Viktigt med lokalkännedom

Borgå stad har budgeterat 370 000 euro i år för översättningar. Staden köper översättningarna av bolaget HPK Palvelut, som Borgå stad grundade tillsammans med Östra Nylands välfärdsområde för några år sedan.

– Översättarna befinner sig numera lite längre bort från vårt dagliga arbete. Ibland märker man att översättningarna görs av personer som saknar lokalkännedom eller inte behärskar terminologin, säger Mendelin.

Strömningen av Borgå stadsfullmäktiges möten på nätet föder andra utmaningar i den språkliga balansgången.

– Vi anlitar en utomstående producent som textar videoklippen i efterhand. Det var en utmaning att komma på en fungerande lösning eftersom det talas finska och svenska om vartannat på dessa möten. Men nu har vi hittat en lösning där textningen är tvåspråkig.

Humor kan lösa tabbar

På Kimitoön är språkförhållandena motsatta. Kommunen har en svenskspråkig majoritet som utgör 66 procent av befolkningen.

– Tvåspråkigheten är en viktig del av kommunens identitet. Därför kommunicerar vi alltid på bägge språken, säger Andrea Södergård, kommunikatör på Kimitoöns kommun.

Södergård understryker att tvåspråkig kommunikation kräver klara rutiner och spelregler.

– Det tar tid att jobba tvåspråkigt. Det behövs resurser, planering, konkreta tidsfrister, samarbete och flexibilitet för att det ska lyckas, säger Södergård.

Och ibland lyckas det inte. Då får man ta humorn till hjälp. Då Kimitoöns kommuns vuxeninstitut publicerade sin utbildningskatalog nyligen upptäckte institutet ett tryckfel i den finska texten på katalogens pärmbild.

Kimitoöns vuxeninstitut lyckades vända tabben till sin fördel. I stället för att ligga lågt gick de ut med ett inlägg i sociala medier som konstaterade: ”Tryckfelsnisse har varit i farten. Hittar du tryckfelet?”

– Responsen var genomgående god, säger Södergård med ett skratt.