Klart myndighetsspråk – ett handlingsprogram

Enligt förvaltningslagen ska alla finländska myndigheter använda ett sakligt, klart och begripligt språk på båda nationalspråken. Så står det i lagen, men tyvärr har det visat sig att klarspråkskravet omsätts dåligt i praktiken. För att öka våra myndigheters intresse för klarspråks- och kommunikationsfrågor fick en arbetsgrupp vid Undervisnings- och kulturministeriet därför i fjol i uppdrag att utarbeta ett handlingsprogram för bättre myndighetsspråk.

Programmet publicerades i slutet av januari 2014.

Handlingsprogrammet innehållerflera olika förslag till åtgärder. En del av dem är övergripande och handlar om hur riksdagen och statsrådet kan skapa strukturer och arbetsformer som hjälper och uppmuntrar myndigheterna att använda ett gott språk, både när de kommunicerar med medborgarna och när de samarbetar med varandra. Bland förslagen finns en ombudsman för myndighetsspråket – en klarspråksombudsman – och en termbank för förvaltningstermer. Ett annat förslag är att det stiftas en ortnamnslag.

Programmet innehåller också rekommendationer till åtgärder inom hela den offentliga förvaltningen.

Ett av förslagen är att det ska utarbetas gemensamma anvisningar för myndigheterna.

Bland annat behövs anvisningar för planeringen och den språkliga utformningen av namn, tjänstebeteckningar och termer inom den offentliga förvaltningen. Dessa anvisningar skulle gälla både statliga och kommunala myndigheter och finnas lätt tillgängliga för alla.

Enskilda myndigheter uppmanas också att satsa på klarspråksarbete. Ett sätt för kommuner att lyckas med arbetet är att utse egna klarspråksansvariga och starta interna arbetsgrupper som kan jobba med att modernisera och omarbeta de viktigaste texterna. Alla texter kan dessutom bli bättre om kommunerna avsätter tillräckligt med tid för både skrivande och översättning, och beaktar dessa arbetsmoment i sina processbeskrivningar.

Arbetsgruppen föreslår även att myndigheterna ska stödja de anställda i det dagliga skrivarbetet, till exempel genom att erbjuda klarspråkshandledningar på intranätet och utbildning i skrivande.

Samtidigt vill man påminna om att skriftlig kommunikationen inte alltid räcker, hur bra texterna än är. I vissa situationer fungerar muntlig kommunikation bättre och snabbare än skriftlig, och därför bör myndigheterna alltid erbjuda också den möjligheten. Inte bara medborgarna utan också myndigheterna vinner på det.

Publicerad i Fikt 3/2014.