Åland bättre än Fastlandsfinland - IT-samarbete gör åländska kommuner mindre sårbara

Ett gemensamt ekonomisystem tas snart i bruk i de åländska kommunerna och kommunalförbunden. De har varit med och utformat systemet medan det samägda bolaget Åda skött upphandlingen.

Enligt en granskning som Svenska Yle gjort är samarbetet mellan svensk- och tvåspråkiga kommuners it-köp skralt. Tre av fyra kommuner uppgav enligt granskningen ”att de bara har enstaka eller inga IT-samarbeten på gång med andra kommuner”.

Åland stack ut i granskningen och det tack vare det offentliga bolaget Åda. Det nya ekonomisystemet, som är på kommande, är ett färskt exempel på ett av flera resultat av den gemensamma satsningen.

Katarina Donning, vd för Åda, betonar att behoven och önskemålen alltid ska komma från fältet.

– Våra ägare vet vad de behöver och vill ha. Vi ska översätta önskemålen till IT-lösningar, som fungerar tekniskt och säkerhetsmässigt, och vi ska sköta upphandlingen.

Utformningen av det nya ekonomisystemet manglades därmed i en lång samarbetsprocess med många inblandade i både en styrgrupp, en projektgrupp och en referensgrupp.

Små kommuner är sårbara

Ida Eklund, ekonomichef och tf kommundirektör i Finström, var med om en del av processen:

– Jag tycker att det fungerade och att man i stort sett beaktat de åsikter och önskemål som fördes fram. Det är klart att det blir en del kompromisser men systemet är skalbart och kan anpassas efter var och ens behov, säger hon.

Finström, en kommun med cirka 2 600 invånare, har ingen uttalad IT-avdelning utan uppgifterna har lagts på ekonomichefens bord.

– Vi har varken kompetens eller resurser att sköta detta – då tänker jag också på offentlig upphandling som är krävande – på egen hand, säger hon.

Vi kan också anlita Åda för upphandling av hårdvara som kopieringsmaskiner, skrivare och datorer, säger Ida Eklund, tf kommundirektör i Finström.

De åländska kommunerna är relativt små organisationer och därmed sårbara om nyckelpersoner exempelvis blir sjukskrivna.

– Med ett gemensamt ekonomisystem kan vi lättare backa upp och vid behov hjälpa varandra, säger Ida Eklund.

Med det nya systemet blir också statistiken, som nu kan levereras, jämförbar mellan kommunerna.

Ett grundpaket

Ett annat exempel på IT-samarbetet är det paket för webbplatser som Åda upphandlat – ett grundpaket med valbara tilläggsdelar – och som kommunerna kan köpa. De flesta kommuner har köpt paketet, bland dem lilla Sottunga med knappt hundra invånare där Kennet Lundström är kommunsekreterare.

– Jag vet inte hur många besökare vi har på nätet men det är viktigt att vi har en modern webbplats.

Den fungerar även som marknadsföring för kommunen, säger han och fortsätter:

– Ådas anställda är insatta och kan synliggöra de behov och krav som ställs, till exempel på datasekretess. Något som är svårt för mig att hänga med i eftersom jag är ensam på kansliet.

Sannolikt billigare

Blir det billigare för kommunerna att Åda finns? Ådas vd Katarina Donning säger att frågan inte har ett enkelt svar.

– Det går inte att jämföra på ett vettigt sätt, det beror för det första på vad man utgår från. Har man en IT-miljö som utvecklats i takt med kapacitets- och informationssäkerhetskraven eller har man släpat efter och måste göra investeringar för att lyfta miljön till den nivå som krävs? Men sannolikt blir en samförvaltning mer kostnadseffektiv, säger hon.

Tid är också pengar.

– Om exempelvis en uppgradering behövs kan en kommun testa den först, alla behöver inte lägga resurser på det. Det är också en trygghet för kommunerna att expertkunskap alltid finns att tillgå, säger hon.

Att Åda finns betyder dock inte att alla offentliga organisationer anlitar Ådas tjänster till precis allt. Ibland kan andra lösningar väljas.

– Det är helt som det ska vara. Vi ska inte ”rycka i allt” utan alltid fundera på vilka synergier ett samarbete kan ge, säger Katarina Donning.

Åda Ab

Åda Ab inledde sin verksamhet 2015.
Grundandet av Åda var en följd av att Ålands landskapsregering 2012 antog ett styrdokument, Ålands digitala agenda, med målet att göra Åland till ett modernt e-samhälle genom it-samverkan. De första anställda överfördes från IT-avdelningarna vid bland annat Ålands landskapsregering, Ålands hälso- och sjukvård och Mariehamns stad.
Ägare i dag är landskapet Åland, samtliga 16 kommuner och sex kommunalförbund.
Åda Ab ska tillgodose sina ägares behov av e-tjänster, IT-drift, IT-utveckling och IT-förvaltning.
Bolaget koordinerar och upphandlar IT-lösningar och stöder ägarna i olika projekt kring IT-frågor.
Åda Ab drivs inte i vinstsyfte och riktar sig inte till kunder utanför sin ägarkrets.