Gustaf Westerholm: Det blir i regel alltid dyrare än beräknat
Många av oss har varit där, då en suck ljuder eftersom ännu ett projekt blivit dyrare än beräknat.
Men kanske vi borde sluta sucka och bara acceptera att extrakostnader är det nya normala då offentliga sektorn köper digitala tjänster och produkter av privata sektorn.
Offentlig upphandling är i grunden ett mycket bra verktyg för kontroll. Oftast är priset den avgörande faktorn, eftersom övriga bedömningsgrunder är svåra att vikta på ett sätt som skulle vara motiverat. Men då flera offerter ligger nära varandra i pris kan övriga bedömningsgrunder bli avgörande för vilken offert som antas.
De utmaningarna som jag vill lyfta upp förekommer efter att upphandlingen är avgjord och arbetet är i full gång. Under processen dyker nämligen bekanta begrepp upp, bland annat ”tilläggsutredningar” och ”extrakostnader”. Vissa av dessa är visserligen befogade – eftersom projektet eller arbetets natur kan ha ändrats under processens gång – medan andra inte är det. Här följer två exempel av det senare. Skeendena är autentiska, men exemplen påhittade.
Enligt leverantören så ska kunden betala för kalaset.
Det första exemplet är en applikation som har upphandlats, förverkligats och marknadsförts. Applikationen fungerar bra och samarbetet likaså, användarna är nöjda och allt fler använder applikationen. Men efter en tid meddelar leverantören att applikationens funktionalitet kommer att bli sämre inom ett år eftersom en nyare version av mjukvaran finns tillgänglig. För att bibehålla funktionaliteten behöver applikationen uppdateras till följande version. Enligt leverantören så ska kunden betala för kalaset.
Det andra exemplet berör den ”interna marknadsföringen”, det vill säga att den valda aktören under arbetets/projektets gång marknadsför de av sina tjänster och produkter som inte ingår i upphandlingspriset. Dessa tjänster och produkter kostar extra. Många gånger är dessa tillägg även av en högre klass än vad som ingår i upphandlingen.
Lättast är ju bara att avstå och gå vidare.
Dilemmat för den offentliga sektorn är att man ska följa reglerna för offentlig upphandling och samtidigt leverera den bästa möjliga produkten till invånarna. Men med de två ovanstående exemplen i åtanke kan man egentligen inte uppfylla bägge kraven till punkt och pricka. Så hur ska man göra?
När det gäller upphandlingar har jag lagt märke till att ju mer detaljerade krav som finns, desto bättre kan man försvara sig då det uppstår situationer som beskrivs i det första exemplet.
När det kommer till den interna marknadsföringen blir det svårare, eller lättare om man så vill. Lättast är ju bara att avstå och gå vidare, men hur lätt är det när man erbjuds ett väldigt bra tillägg till en produkt eller tjänst som verkligen kan ha betydelse för invånarna?
Den privata sektorn är helt enkelt specialister på att maximera inkomsterna från varje upphandling eller projekt.
Vi ska ändå minnas att det sällan är de offentligt anställdas, tjänstepersonernas eller projektarbetarnas fel att projektet blir dyrare. Den privata sektorn är helt enkelt specialister på att maximera inkomsterna från varje upphandling eller projekt. Hur många gånger har vi inte hört att en kostnadsuppskattning ligger mellan 2 000 och 4 000 euro och då man får den exakta uppskattningen en tid senare är det 3760 euro? Alltför ofta i mitt tycke.
Utmaningar finns även på statlig nivå. Under hösten har vi läst i media om att kostnaderna för att byta en oljevärmepanna i ett egnahemshus till ett miljövänligare uppvärmningsalternativ har stigit en hel del. Till ingens förvåning har prishöjningen skett efter att staten börjat dela ut stöd för ändamålet.
